近年、ビジネスの現場ではオンラインでの商談や打ち合わせが当たり前になってきました。遠方の取引先とも移動時間なく打ち合わせができる便利さがある一方で、対面とは異なるマナーや注意点もあります。今回は、オンラインでのアポイントの取り方から、ミーティング当日までの準備、そして実際の進行における基本マナーまでを、分かりやすくご紹介します。

アポイントの取り方：まずは丁寧に、明確に

オンライン商談も、最初の印象が大切です。アポイントを取る際には、メールまたは電話で下記のポイントを押さえて連絡をしましょう。

メールでの例文：

件名：【オンライン商談のご相談】〇〇株式会社 △△様

〇〇株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
ジー・エス・クオリア株式会社の□□と申します。

このたびは、弊社の〇〇サービスについてご紹介のお時間を頂戴したく、ご連絡差し上げました。
オンラインでの打ち合わせ（Zoom／Teams 等）にて、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。

【ご相談希望日程（例）】
・5月22日（水）10:00〜12:00
・5月23日（木）14:00〜17:00

ご都合のよろしい日時がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ジー・エス・クオリア株式会社
（氏名）
メール：xxxxx@gsq.co.jp
TEL：xx-xxxx-xxxx

※ポイントは、「打ち合わせの目的」「希望日時の提示」「所要時間」「使用ツール」を明確に伝えることです。

ミーティング確定後の流れ：準備が信頼感を高める

日程確定後に行うべきこと：

• 日程の確定メールを送る
  確定後も「当日はよろしくお願いします」と一言添えて再確認を。Googleカレンダーなどに招待するのも有効です。
• ミーティングURLの送付
  ZoomやTeamsのURLは前日までに必ず送付。必要であれば、パスコードや参加手順も記載しましょう。
• 資料の事前共有
  提案書や会社案内などを事前にPDFで送付することで、相手が内容を事前に把握できます。これは、当日の説明をよりスムーズにするうえでも重要です。

オンライン・ミーティング当日のマナー

（1）開始前の準備

• 通信環境の確認：Wi-Fiや有線LANなど、安定した通信環境を整えましょう。
• 背景・音の配慮：仮想背景を使用するか、清潔感のある背景を選びましょう。騒音が入らない静かな場所が理想です。
• 服装：画面に映る範囲だけでも、きちんとした服装を心がけましょう。自宅でも「ビジネスカジュアル」が無難です。
• 名前表示の確認：Zoom等の表示名を「氏名（会社名）」にしておくと、相手に安心感を与えます。

（2）開始時のあいさつ

オンラインでも、第一印象は重要です。

• 「本日はお忙しい中、お時間いただきありがとうございます」
• 「音声や画面は問題ございませんでしょうか？」

などの一言で、スムーズな導入になります。

（3）進行中のポイント

• 相手の表情を意識する：リアクションが見えにくいオンラインでは、相手の反応をよく観察しましょう。
• 話すスピードに気をつける：音声が遅れることもあるので、ゆっくり・はっきり話すことが基本です。
• 発言は名前を添えて：「△△様、いかがでしょうか？」と名前を呼ぶことで、やりとりがスムーズになります。

（4）終了時のマナー

• 「本日はありがとうございました。いただいたご意見を踏まえて、資料を更新の上、再度ご提案いたします」
• 次回のアクションを明確にし、礼儀正しく締めくくりましょう。

終了後のフォローも忘れずに

打ち合わせ後は、なるべく当日中にお礼メールを送りましょう。ミーティング中に出た課題や依頼事項がある場合は、それにもしっかり触れておくと、信頼感が増します。

フォローメール例：

件名：【お礼とご提案資料の送付】本日のオンライン打ち合わせ

〇〇株式会社
△△様

本日はご多用の中、オンラインでの打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

本日ご説明いたしました内容を踏まえ、以下の通り資料を添付させていただきます。

また、いただいたご意見をもとに再度ご提案をまとめ、近日中にお送りいたします。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

ジー・エス・クオリア株式会社

まとめ

オンラインでの商談・打ち合わせは、対面に比べて気軽な印象もありますが、そのぶん準備やマナーの重要性が増しています。アポイントの取り方から、当日の進行、そして終了後のフォローアップまで、丁寧に行うことが信頼関係の構築につながります。

「オンラインだからこそ、丁寧さを忘れずに。」

それが、今の時代におけるビジネスマナーの基本です。